Jednolity Plik Kontrolny – nie taki diabeł straszny…

Prowadzisz restaurację lub kawiarnię? Od tego roku doszedł Ci jeden ważny obowiązek. W ramach uszczelniania systemu podatkowego, Ministerstwo Finansów, wprowadziło konieczność składania tzw. Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK), który ma ułatwić kontrole skarbowe i poprawić ściągalność podatku VAT. Brzmi tajemniczo, ale tak na prawdę to nic trudnego, ani przesadnie skomplikowanego. Na złożenie dokumentu masz jeszcze miesiąc. W artykule pokazujemy na co warto zwrócić szczególną uwagę.

Kiedy Ministerstwo Finansów ogłosiło, że konieczność prowadzenia i przesyłania JPK od 2018 roku dotyczyć ma już wszystkich firm (także tych najmniejszych), dało się odczuć wśród ich właścicieli niepokój i niepewność. Informacje podawane przez media podsycały niewesołe nastroje, a przedsiębiorcy obawiali się trudności i ewentualnych kar finansowych za niedopełnienie obowiązku. Tymczasem, po dokładniejszym zapoznaniu się z tematem, większość przedsiębiorców odetchnęła z ulgą. Jednolity Plik Kontrolny to bowiem nic innego jak zbiór danych finansowych firmy, sporządzony za pomocą specjalnego programu komputerowego, w jasno określonym i ustandaryzowanym formacie. Od tradycyjnej, obowiązującej do tej pory dokumentacji księgowej różni się wyłącznie formą, informacje które zawiera są dokładnie takie same jak zawsze.

Występują następujące rodzaje JPK:

1. JPK_VAT – dane z rejestru zakupów i sprzedaży
2. JPK_KR – dane z ksiąg rachunkowych
3. JPK_PKPIR – dane z podatkowej książki przychodów i rozchodów
4. JPK_EWP – dane z ewidencji przychodów
5. JPK_FA – dane zawarte na fakturach przychodowych
6. JPK_WB – dane z rachunku bankowego
7. JPK_MAG – dane z programu magazynowego.

Jako jedyne JPK_VAT musi być wysyłane do organu podatkowego bez wezwania, co miesiąc, do 25 dnia kolejnego miesiąca, bez względu na to czy firma rozlicza VAT w formie miesięcznej czy kwartalnej. W praktyce obowiązek ten w przeważającej części firm spoczywa na firmach zajmujących się księgowością lokali. Już wiele miesięcy temu informowane były one przez resort finansów o zmianach i konieczności prowadzenia dokumentacji w oparciu o odpowiednie programy komputerowe.

JPK_VAT dotyczy wyłącznie czynnych płatników VAT, więc z obowiązku jego przesyłania zwolnieni są podatnicy nie płacący VAT. Podsumowując – JPK_VAT za styczeń 2018 roku należy przesłać do 25 lutego. Dwa dni więcej mają przedsiębiorcy, którzy JPK wypełniają po raz pierwszy. Pozostałe rodzaje JPK od lipca 2018 roku powinny być dostarczane do organu podatkowego na jego wezwanie, we wskazanym przez niego terminie.

JPK_VAT można wysłać wyłącznie w formie elektronicznej, a wysyłkę należy potwierdzić bezpiecznym podpisem elektronicznym lub poprzez Profil Zaufany.

Wszystkie pozostałe 6 rodzajów JPK dostarczane mają być na żądanie organów kontrolnych. Na ich złożenie przedsiębiorca będzie miał nie mniej niż 3 dni, jednak termin ten, w uzasadnionych przypadkach, będzie mógł być wydłużony. W prowadzeniu pozornie kłopotliwego i najbardziej czasochłonnego JPK_MAG zdecydowanie pomagają systemy POS, dzięki którym można w łatwy sposób ewidencjonować wszystkie dostawy i zakupy, a następnie zestawiać je ze sprzedażą. 

JPK „na żądanie” można przesłać do organu podatkowego w formie elektronicznej, podobnie jak JPK_VAT, lub przekazać do urzędu za pośrednictwem nośnika danych.

Niezłożenie JPK_VAT czy pozostałych struktur JPK „na żądanie” wiąże się z konsekwencjami karno-skarbowymi. Za niezłożenie JPK_VAT grozi grzywna w wysokości do 720 stawek dziennych. Niezłożenie we wskazanym terminie pozostałych struktur JPK na żądanie organu podatkowego skutkować będzie karą w wysokości 2800 zł.

Na co zwrócić uwagę i jak się przygotować przed składaniem JPK?

Przede wszystkim należy upewnić się, że księgowość firmy prowadzona jest za pomocą aplikacji, która pozwoli na przygotowanie i przesłanie JPK, zgodnie z wymogami Ministerstwa Finansów. Musimy to sprawdzić, niezależnie czy rozliczamy się sami, za pomocą kuzynki która jest księgową, czy robi to za nas profesjonalna kancelaria podatkowa. Należy również wziąć pod uwagę fakt, że obowiązująca jeszcze w 2017 roku forma JPK, z początkiem stycznia uległa zmianie. Z tego względu programy księgowe koniecznie muszą być zaktualizowane.

W drugiej kolejności należy zakupić podpis elektroniczny (koszt urządzenia to ok. 300 zł, do tego dochodzi jego aktywacja i abonament roczny) lub założyć Profil Zaufany (bezpłatnie, poprzez stronę profilu, za pomocą internetowego konta bankowego, na okres 3 lat).

Ponieważ po raz pierwszy w historii obowiązek złożenia JPK_VAT dotyczy wszystkich przedsiębiorców, także tych najmniejszych, powinniśmy zaplanować złożenie dokumentu wcześniej i nie odkładać tego na ostatnią chwilę. Warto wziąć pod uwagę, że 25 i 27 lutego serwery organów podatkowych mogą być przeciążone. Należy również pamiętać o tym, że potwierdzeniem złożenia JPK_VAT jest Urzędowe Poświadczenie Odbioru UPO_JPK. Jeśli system nie generuje tego dokumentu, należy przesłać plik ponownie. UPO_JPK jest jedynym potwierdzeniem przesłania pliku, przedsiębiorca powinien je pobrać a następnie przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.