Na ratunek lokalom gastronomicznym. Szybkie i proste zarządzanie magazynem, dzięki systemowi POS.

food cost inwentaryzacja Magazyn nowoczesne systemy POS receptury remanent system POS zarządzanie magazynem

Zarządzanie magazynem jest jednym z ważniejszych, ale też niestety najbardziej żmudnych i czasochłonnych elementów w procesie prowadzenia restauracji. Można mieć wspaniałą wizję, zgrany zespół i pieniądze na start, a mimo wszystko ponieść porażkę, przez nieumiejętne zarządzanie lokalem i bagatelizowanie spraw związanych z przykrą codziennością, jaką są np. remanenty. Popularne „rewolucyjne” programy telewizyjne przez ostatnie lata na różnych, drastycznych wręcz przykładach udowodniły, że prowadzenie restauracji nie należy wcale do łatwych biznesów, a odpowiednie zatowarowanie i zarządzanie magazynem jest jednym z  najtrudniejszych i zarazem najważniejszych elementów.

Faktycznie zarządzanie magazynem może wydawać się trudne, szczególnie na początku, kiedy ciężko przewidzieć ruch w lokalu i preferencje gości. Niełatwo wówczas robić zapasy, ale na pewno warto kupować mniej a częściej i dokładnie obserwować stany magazynowe. Na tej podstawie łatwiej będzie obliczyć realny food cost i ustalić adekwatne do niego ceny dań. Czym w takim razie grozi niedbałe śledzenie stanów magazynowych? Bagatelizowanie stanów magazynowych i nie wyciąganie z nich odpowiednich wniosków prowadzi do dwóch typów sytuacji, bardzo niepożądanych w gastronomii – do poważnych braków w magazynie, przez które nie jesteśmy w stanie wydać jakiegoś dania, lub do psucia się składników, które zostały zakupione lekkomyślnie, na zapas, a nie nadają się do długiego przechowywania. W obu przypadkach traci na tym restaurator – bezpośrednio, przez niezadowolenie klienta, który nie może zjeść dania, na które miał ochotę czy finansowo na wyrzuconym towarze, oraz pośrednio – na reputacji, którą trudno odbudować.

posiaduffka_storyuse_8

Na szczęście z pomocą przychodzą nowoczesne technologie, dzięki którym zarządzanie magazynem jest łatwiejsze i bardziej efektywne, niż w tradycyjnej formie za pomocą kartki i długopisu czy arkusza kalkulacyjnego. Nowoczesne systemy POS pozwalają efektywnie zarządzać magazynem, na bieżąco śledzić stany magazynowe, zużycie poszczególnych składników i sprzedaż konkretnych dań, a także z wyprzedzeniem informują o tym, że jakieś produkty będą się niedługo kończyły. Aby to było możliwe konieczne jest właściwe skonfigurowanie systemu POS. Najważniejsze jest odpowiednie skategoryzowanie produktów – dobry podział na kategorie odpowiadające dostępnym produktom i daniom, ułatwi dalszą pracę z systemem i pozwoli sprawnie przeprowadzać inwentaryzacje oraz stworzyć jasne i przejrzyste receptury do produktów z menu. Receptury – słowo klucz, podobnie jak kategorie – odpowiednio skonfigurowane na początku, będą nam ułatwiały dalsze zarządzanie magazynem.

Kolejnym czynnikiem, który ułatwia zarządzanie magazynem za pomocą systemu POS jest automatyczne wprowadzanie dostaw poprzez skanowanie faktury (dostępne w przypadku wybranych sieci hurtowych). Niesamowicie przyspiesza to aktualizowanie stanów magazynowych, za pomocą jednego ruchu uzupełniając stany po nowej dostawie, a także wyklucza błąd ludzki przy wpisywaniu poszczególnych pozycji.

System POS pozwala także na kontrolę wyposażenia lokalu gastronomicznego. Umożliwia wprowadzenie do magazynu takich jego elementów jak szklanki, sztućce, talerze, których ubytki, jak i uzupełnienia, należy odznaczać w systemie. Dzięki temu możliwa jest pełna kontrola nad ilością wyposażenia, tak by nie doszło do sytuacji, że nia ma na czym serwować zamówionych dań. Daje to też pełen ogląd na straty – nie tylko te spożywcze, ale też w wyposażeniu i pozwala na przyszłość je optymalizować.

Jeśli są jeszcze nieprzekonani, których zniechęca konieczność zaangażowania czasowego w zarządzanie magazynem (które zwraca się na każdym kolejnym kroku – finansowo i czasowo przy zakupach czy inwentaryzacji itp.), to mamy dla nich dobrą wiadomość. Storyous POS, wychodząc naprzeciw potrzebom właścicieli i managerów restauracji, maksymalnie uprościł cały proces i skrócił czas potrzebny na jego właściwe skonfigurowanie. W związku z tym, poza opcją automatycznego dodawania dostaw, istnieje możliwość dodawania do magazynu półproduktów. Półprodukty to części składowe poszczególnego dania, potrzebne do ustalenia receptur poszczególnych pozycji z menu. W przypadku pizzerii półproduktem będzie na przykład ciasto do pizzy – raz skonfigurowany półprodukt o tej nazwie pozwoli nam zaoszczędzić czas przy opisywaniu kolejnych pozycji w menu. Zamiast za każdym razem rozpisywać w recepturze szczegółowe składniki: olej, mąka, drożdże itp., wystarczy że użyjemy naszego półproduktu, a system będzie już wiedział co z tym zrobić.

stojanek_new_35mm-FUNKCE

Na koniec najprzyjemniejsze – niepodważalna zaleta posiadania systemu POS i zarządzania za jego pomocą magazynem, czyli łatwa i szybka inwentaryzacja. Tak, tak, to nie pomyłka – ta znienawidzona przez wszystkich związanych z gastronomią czynność może być prosta, ale tylko jeśli zadba się o to na samym początku – odpowiednio konfigurując system. Wówczas można ją przeprowadzić zaledwie kilkoma kliknięciami komputerowej myszki. I tak – cały ten trud i czas, którego obawialiśmy się angażować na początku – zwraca nam się po stokroć.

Sprawne zarządzanie magazynem jest możliwe dzięki systemowi POS, odpowiednio skonfigurowanemu na nasze potrzeby. Wystarczy poświęcić trochę czasu na etapie wprowadzania poszczególnych kategorii, pozycji w menu do systemu, produktów, półproduktów i receptur, by później cieszyć się bezawaryjnym działaniem systemu, który sam za nas dokonuje potrzebnych obliczeń. System śledzi bowiem stany magazynowe, informuje o konieczności uzupełnienia zapasów, pomaga podejmować ważne decyzje dotyczące cen, a także tworzy raporty, na podstawie których widać jak na dłoni które rozwiązania sprawdzają się w naszym lokalu, a nad którymi trzeba jeszcze popracować, by przynosiły zakładany zysk. Jak widać nie należy bać się nowych technologii, są bowiem realnym wsparciem w codziennej pracy, minimalizując czas i wysiłek, jaki należy włożyć w zarządzanie lokalem. Dzięki temu właściciel ma zawsze pełen, zdalny dostęp do informacji na temat lokalu, może szybko reagować i sprawniej nim zarządzać.