Przedsiębiorcy radzą: czym kierować się przy wyborze systemu POS do małej i średniej gastronomii.

kasa fiskalna Kids&Friends Odette Posiaduffka Sąsiedzi system POS tablet

Już niebawem otwierasz swój wymarzony lokal i jesteś na etapie kompletowania potrzebnego wyposażenia i koniecznych do pracy urządzeń? A może już teraz zarządzasz takim miejscem i rozglądasz się za lepszym systemem POS? Niezależnie od okoliczności – skoro czytasz ten tekst, to znaczy, że szukasz wskazówek odnośnie wyboru odpowiedniego systemu kasowego, który spełni Twoje oczekiwania, za cenę w granicach rozsądku. Specjalnie dla Ciebie spytaliśmy warszawskich przedsiębiorców o kryteria, jakie należy brać pod uwagę, wybierając system POS do lokalu.

eet-8

Małe i średnie lokale to segment gastronomii, który w ostatnich latach notuje ogromny wzrost. Świadomi Klienci coraz chętniej wybierają lokalne knajpki, co do których mają zaufanie, i w których nie czują się anonimowi, jak w ich sieciowych odpowiednikach. Ten trend obserwuje się na całym świecie, szczęśliwie dotarł też do Polski, pozwalając wielu osobom zrealizować ich marzenie o własnej gastronomii. Tu zaczyna się jednak ciężka praca, a przetrwać mogą tylko Ci najsilniejsi, zabezpieczeni finansowo na trudne początki, z dobrym, oryginalnym pomysłem na siebie, podejmujący racjonalne, uzasadnione biznesowo decyzje. Decyzje, których trzeba podjąć wiele, szczególnie na początku, kiedy wiedza o tym biznesie może być jeszcze nie ugruntowana. Warto więc posiłkować się doświadczeniami innych osób, które pewne błędy przećwiczyły już na sobie i chętnie dzielą się swoimi spostrzeżeniami. Spytaliśmy kilku warszawskich restauratorów o to jakie cechy powinien posiadać system POS odpowiedni dla małej i średniej gastronomii, na tej podstawie powstało poniższe zestawienie.

 

Dopasowanie do potrzeb

Systemy POS początkowo świetnie sprawdzały się w dużych lokalach – całodobowych hotelowych restauracjach, sieciowych kawiarniach czy fast foodach. Z uwagi na skalę biznesu, długie i skomplikowane menu, zmianowość obsługi, rozbudowaną kuchnię – systemy te obsługiwane były z poziomu komputerów, a ich ceny były bardzo wysokie – już sam zakup sprzętu wiązał się z pięciocyfrowym wydatkiem, a miesięczne koszty utrzymania i obsługi systemu stanowiły kolejne kilkaset złotych w budżecie. Z czasem POS-ami zaczęły interesować się mniejsze lokale, a producenci systemów zaadaptowali je na ich potrzeby. Z jakim skutkiem?

casio-812867_1920

„Obecny system POS jest już trzecim systemem w Kids&Friends, poprzednie nie zdały egzaminu. Mam wrażenie, że nie były do nas dobrze dopasowane. Zgłaszałam się do firm po program do obsługi średniej wielkości kawiarni, gdzie nie mamy skomplikowanego menu czy zbyt wielu stolików, a dostawałam wielki kombajn, z którego funkcjonalności nie miałam nawet możliwości skorzystać. Może nadawał się do dużej restauracji, u nas jednak znacząco opóźniał obsługę. Dodatkowo ja sama miałam wrażenie, że zapłaciłam – niemało – za coś, z czego korzystam tylko w małym procencie możliwości. Mogę to porównać do sytuacji, w której potrzebowałam prostego kalkulatora, a ktoś zaproponował mi wielki, stary komputer. Śmiałam się, że tamte systemy mogłyby spokojnie służyć do projektowania trajektorni rakiet, a mi potrzebny był prosty system kasowy, obsługiwany z poziomu tabletu, jednym kliknięciem” – mówi Agata, właścicielka Kawiarni Kids&Friends.

k&f_16

Doświadczenia Agaty pokazują jak wiele systemów niedopasowanych jest do realnych potrzeb Klientów – inspirowane tradycyjnymi, starymi POS-ami, funkcjonalnie odbiegają od potrzeb mniejszych lokali. To nie tylko niepotrzebne wydatki (bo bardziej skomplikowane systemy są po prostu znacząco droższe – za sam sprzęt, jak i miesięczny abonament), ale też ogromna niewygoda na co dzień. Nieduże lokale potrzebują prostych, lekkich sprzętów, obsługiwanych dosłownie kilkoma kliknięciami, a tradycyjne „kombajny” wydłużają proces obsługi Klienta, demotywując dodatkowo obsługę. Dlatego przy wyborze POS ważne jest określenie własnych potrzeb – i wybór systemu, który będzie je spełniał w 100 procentach. Należy skreślić z listy systemy nie posiadające potrzebnych dla nas rozwiązań, ale też takie których funkcjonalność znacząco przewyższa nasze oczekiwania, gdyż z pewnością niepotrzebnie zawyży to cenę urządzenia, oraz wydłuży czas obsługi Klienta.  


Kompleksowe wsparcie w prowadzeniu biznesu

Kasia, właścicielka kawiarni Sąsiedzi, swój obecny system POS docenia przede wszystkim za realne wsparcie w codziennej pracy. Wcześniejsze doświadczenia w gastronomii opierała o pracę z kasą fiskalną.

IMG_3121

„Kiedy otwierałam Sąsiadów mój wybór, w naturalny sposób padł na kasę fiskalną. W  poprzednich miejscach pracy nie miałam systemu POS, dlatego wybrałam to co dobrze znałam. Szybko zorientowałam się jednak, że ograniczenia kasy kosztują mnie wiele cennego czasu – konieczność wykonywania ręcznych raportów i inwentaryzacji, brak pełnej kontroli nad biznesem, brak zdalnego dostępu do informacji o tym co dzieje się w lokalu, kiepskie wsparcie techniczne, konieczność spamiętania kodów produktowych, brak możliwości drukowania faktur – to tylko niektóre rzeczy, które szybko zaczęły mi i obsłudze doskwierać. Ktoś przypadkiem polecił nam system POS. Jestem bardzo zadowolona z tej zmiany, ponieważ pozwolił nam rozwiązać wszystkie te problemy. Wyposażony jest w moduł automatycznego raportowania, dzięki czemu oszczędzam co najmniej 2 godziny dziennie. Wsparcie techniczne działa 24 godziny na dobę. Dużym udogodnieniem dla mnie jest możliwość zdalnego śledzenia sytuacji w lokalu, z komórki czy tabletu. Mogę w końcu spokojnie wyjść z pracy, a nadal mieć wszystko pod kontrolą. Co ważne – w przypadku POS-a nie musimy pamiętać kodów produktowych – wszystko dostępne jest na tablecie, w katalogach lub z pomocą wyszukiwania alfabetycznego. No i faktury – drukuję je od ręki, przy Kliencie, prosto z systemu. To pozwala oszczędzić czas i pieniądze (mogłam zrezygnować z odpłatnego systemu do fakturowania), a przede wszystkim wygląda zdecydowanie bardziej profesjonalnie z punktu widzenia Klienta”.

Podobne zdanie ma Katarzyna, właścicielka cukierni Odette, która swój system POS docenia za realną pomoc w prowadzeniu biznesu. Wcześniej korzystaliśmy z kasy fiskalnej – w momencie wyjścia z pracy traciłam niestety kontrolę nad tym co dzieje się w lokalu i co może być potrzebne. Stały, zdalny dostęp do bieżącej sprzedaży i raportów z dowolnych okresów, za pomocą systemu POS, ten problem rozwiązał” – mówi Katarzyna.

odette_6

Odpowiednio dobrany system POS pozwala zrezygnować z wielu innych, odpłatnych usług. Warto rozglądać się za systemami, które nie tylko sprawnie obsługują magazyny, ale są zintegrowane z przydatnymi dla nas aplikacjami. Dla każdego lokalu będą to inne funkcje, ale często powtarzają się te dotyczące fakturowania oraz zarządzania czasem pracy personelu. Dobry system POS oferuje te funkcje w cenie abonamentu, bez konieczności dokupywania osobnych usług.

 

Prosta i intuicyjna obsługa

Kasia, właścicielka kawiarni PosiadUFFka, swój lokal otwierała bez żadnego doświadczenia w branży gastronomicznej. Ktoś doradził jej system POS, posłuchała i do dziś nie żałuje tej decyzji.

„Kiedy otwierałam PosiadUFFkę, nie miałam pojęcia co mnie czeka (śmiech). Ilość wyzwań, piętrzących się kłopotów i technicznych problemów była przytłaczająca. Muszę przyznać, że bezawaryjny system POS pomógł nam przetrwać te chwile, bo nawet jeśli nagle psuł się ekspres, to nadal mogłam prowadzić sprzedaż i za pomocą dosłownie kilku kliknięć obsługiwać zamówienia. Kawiarnia dość szybko spotkała się z pozytywnym odbiorem mieszkańców, dzięki czemu zespół systematycznie się powiększał. W tych chwilach doceniałam niesamowicie intuicyjne oprogramowanie – wprowadzenie nowego pracownika w obsługę systemu na szybkim i prostym w obsłudze tablecie trwało dosłownie kilka minut. Dzięki temu mogliśmy zająć się innymi rzeczami – szkoleniem sprzedażowym, kawowym itp.”.

mobilny2

Nowoczesne systemy POS obsługiwane są z poziomu tabletu – zanim dokonamy zakupu warto poprosić sprzedawcę o zaprezentowanie oprogramowania, sprawdzić czy jest faktycznie tak prosty w obsłudze, jak obiecuje producent. Najlepsze programy pozwalają na przyjęcie zamówienia w dosłownie kilka kliknięć, szybkie i łatwe drukowanie faktur, sprawne zarządzanie magazynem i inwentaryzacje. Jak pokazują doświadczenia PosiadUFFki – to wszystko powinno być na tyle proste i intuicyjne, że bez konieczności dodatkowych szkoleń powinna to robić osoba bez wcześniejszych doświadczeń w gastronomii. A to wszystko da się sprawdzić na etapie zakupu – wystarczy “przeklikać” się przez system i zweryfikować czy faktycznie jego obsługa jest taka prosta. Docenimy to w przypadku dużego ruchu i tzw. „tabaki” w lokalu.

 

Całodobowe wsparcie techniczne

Możemy wybrać najlepszy sprzęt, a i tak może przytrafić się jakaś awaria. To ważne, żeby wsparcie techniczne dostępne było jak najdłużej, bo jak wiadomo kryzysy w gastronomii dzieją się głównie w nocy i w weekendy. Już taka jest gastronomia i usługi z nią związane – śpią i urlopują się dopiero poza sezonem. Wiele firm produkujących kasy fiskalne i systemy POS posiada tradycyjne działy obsługi, działające w godzinach 10:00-18:00 – co robić, jeśli coś się dzieje poza tymi godzinami? W PosiadUFFce problem pojawił się 1 maja, na początku długiego, upalnego weekendu. „Drukarka nie chciała drukować paragonów. Według prawa nie mogliśmy kontynuować sprzedaży. Infolinia producenta drukarki milczała, wszyscy byli na urlopie – na szczęście dodzwoniłam się do helpdesku mojego dostawcy POS. Tam problem został przeanalizowany, wykryto błąd (który nie leżał po stronie POS, tylko drukarki) i przedstawiono mi plan awaryjny na czas długiego weekendu. To mnie uratowało, bo musiałabym zamknąć kawiarnię na kilka dni, kiedy ruch jest największy, co naraziłoby mnie na ogromne straty”.

 

Wysokiej jakości sprzęt

Nawet najlepsze oprogramowanie może źle działać na kiepskim sprzęcie. Ta kwestia jest akurat najłatwiejsza do zweryfikowania. Jeśli dostawca systemu POS oferuje Ci go na tablecie firmy krzak – spodziewaj się problemów. Standardem jest już fakt, że POS-y dostępne są na najlepszych tabletach (królują systemy android, które lepiej „rozumieją” się z systemami), niewielkich rozmiarów, często na eleganckich, drewnianych stojakach. Do tego sprzęt uzupełniający – drukarki w zestawie, boniarki, „mobilny kelner” – również od najlepszych producentów. To wszystko nie dość, że dobrze działa, to jeszcze świetnie wygląda. Pamiętaj, żeby przed zakupem dokładnie sprawdzić jaki sprzęt oferuje dostawca POS, jak wyglądają kwestie serwisowe i gwarancyjne – lepiej to wszystko przewidzieć, niż później niepotrzebnie się zamartwiać.

mobilny