Wigilie planuj latem, a komunie rezerwuj na dwa lata wprzód – czyli jak wykorzystać potencjał eventowy restauracji.

Inspiracje

dzień kota dzień ziemniaka eventy kalendarz klienci komunie manager marketing planowanie reklama restauracja święta wigilia

Jeśli jesteś właścicielem lub managerem restauracji czy kawiarni, a Twój kalendarz na grudzień jest jeszcze pusty, to znaczy że najprawdopodobniej coś robisz źle. Święta to idealny moment na zwiększenie zysków poprzez organizację w lokalu popularnych „śledzików” dla firm i grup znajomych. To samo dotyczy innych, bardziej lub mniej znanych świąt, bo klientów do lokalu można przyciągać za pomocą przeróżnych kontekstów, takich jak Święto Ziemniaka czy Dzień Kota (!).

Większość lokali działa w oparciu o sezonowość. U każdego wygląda ona inaczej – oczywiste jest, że nad morzem szczyt sezonu przypada na ciepłe miesiące, a w górach na te zimowe (choć i tu zdarzają się wyjątki), ale w miastach bywa z tym różnie. Zazwyczaj gorsze miesiące to te jesienne i zimowe, kiedy klientów „kradną” lokalom wygodne kanapy, premiery w telewizji i ciepłe koce. Podobnie sytuacja wygląda wczesną wiosną, kiedy pogoda nie jest jeszcze na tyle dobra, by spędzać dużo czasu na dworze. Latem za to silnie kusi przebywanie na świeżym powietrzu, ogniska nad wodą itp. Lokale, które chcą utrzymać utargi na odpowiednim poziomie muszą szukać sposobów na przyciągnięcie gości. Tu z pomocą przychodzą sami klienci, którzy średnio kilka razy w roku szukają dla siebie – prywatnie lub służbowo – miejsc na organizację różnych wydarzeń, od wieczorów panieńskich, przez komunie, śluby, po wigilie firmowe. Coraz chętniej celebruje się takie momenty poza firmą czy domem, a im oryginalniejsze i mniej oklepane miejsce, tym lepiej.

Jak potencjał eventowy mogą wykorzystać właściciele i managerowie lokali gastronomicznych? Przede wszystkim warto się dobrze przygotować i skupić na stworzeniu unikalnej oferty. Warto w szerszym gronie wziąć kalendarz do ręki, przejrzeć cały rok i zastanowić się co w tym czasie mamy do zaoferowania naszym klientom i czego w trakcie tych 12 miesięcy mogą oni od nas oczekiwać. Walentynki, Andrzejki, sezon ślubny, komunijny, początek i koniec roku szkolnego, to tylko niektóre konteksty, które aż proszą się o to, by je wykorzystać w życiu naszego lokalu. Poza nimi jest mnóstwo innych okoliczności które mogą stanowić powód do wyjścia z domu – Dzień Ziemniaka, Halloween, Dzień Św. Patryka, Dzień Dziecka, Seniora, Owsianki, Naleśnika – możemy tak wymieniać bez końca. Ogranicza nas tylko wyobraźnia.

Po zidentyfikowaniu świąt, które mogą mieć dla nas znaczenie, warto zastanowić się nad naszymi priorytetami, i tym co przyniesie nam największe zyski, zarówno wizerunkowe, jak i bezpośrednio w kasie lokalu. Na różne tematycznie dni i święta warto przygotować coś szczególnego, wyróżniającego na tle innych lokali – ciekawe menu, specjalnego drinka, czy ofertę cenową dla osób które zaangażują się w świętowanie (np. takie które przebiorą się wg ustalonego schematu). Dodatkową zachętą do przyjścia do lokalu będzie oryginalny wystrój wnętrza, stroje obsługi, zabawna komunikacja na Facebooku itp.

Przygotowania do świąt według kalendarza mamy za sobą. Jak ogarnąć ofertę dla osób, które chcą świętować u nas ważne dla siebie chwile? Na wstępie warto spojrzeć na swoją działalność w miarę obiektywnie i zastanowić się kto i przy jakiej okazji może chcieć celebrować u nas różne ważne dla siebie momenty. Nie każde miejsce nadaje się bowiem w równym stopniu na baby shower, spotkanie opłatkowe rady nadzorczej czy komunię. Na tym etapie należy oszacować także nasze możliwości – ile osób i w jakim ustawieniu jesteśmy w stanie pomieścić, nakarmić i obsłużyć i co konkretnie możemy im zaoferować. Mając tę wiedzę i wnioski łatwo będzie nam przygotować oferty na konkretne wydarzenia – i tu warto być jak najbardziej drobiazgowym, by na pytanie o wieczór kawalerski nie wysyłać oferty urodzinowej, a zainteresowanych komunią nie zanudzać opcjami śledzika. Im bardziej precyzyjna, szczegółowa, dopasowana i ciekawa oferta, tym większa szansa, że trafi w gusta zainteresowanego. A jest przecież o co walczyć – budżety eventowe są niemałe, a przy odpowiedniej organizacji czasu i pracy, jest szansa na podreperowanie budżetu lokalu i wyrównanie ewentualnych strat z gorszych miesięcy.

Jak dotrzeć z ofertą do ludzi? Na pewno z dużym wyprzedzeniem warto informować gości o tym co robimy – jakiego rodzaju wydarzenia, dla jak dużych grup, w jakich przedziałach cenowych. Promować te treści możemy na naszych kanałach social mediowych, stronach internetowych, w lokalu za pośrednictwem ulotek i plakatów, ale też w bezpośredniej komunikacji z firmami, wysyłając oferty do biur i agencji eventowych. Warto – za zgodą gości – pokazywać udane realizacje, publikując zdjęcia i rekomendacje. Jeśli uda nam się zainteresować ich ofertą i dojdziemy do porozumienia, warto zabezpieczyć swój interes za pomocą odpowiednio skonstruowanej umowy i pobrania zadatku. Dzięki temu mamy zaklepany termin, a w przypadku rezygnacji kwota za jego rezerwację nam nie przepada.

W kwestii realizacji i obsługi wydarzeń kierować należy się złotą zasadą usług: „zadowolony klient podzieli się wrażeniami z trzema osobami, ten niezadowolony z dziesięcioma”. Dlatego należy dołożyć wszelkich starań przy organizacji imprezy, by klient, ale i jego wszyscy goście (a nasi potencjalni klienci) wyszli od nas zadowoleni i wracali przy kolejnych okazjach. Nie zapominajmy o naszych codziennych gościach, i – o ile to tylko możliwe – organizujmy wydarzenia specjalne w lokalu tak, by pozostali goście nie byli poszkodowani. Im również należy się atencja, szybki serwis i uśmiech od obsługi. Kto wie, może kolejne święta czy Walentynki spędzą u nas.

Anna Selecká, 22. 10. 2018